Gérer son portefeuille clients et son activité
Le portefeuille clients d'Node Pulse range vos dossiers en vues de travail et qualifie chacun par un signal qui dit quoi faire ensuite.
Il produit aussi des livrables de tournée sur une sélection multiple. Ce guide couvre les vues, les signaux, la fiche client, les actions de masse et le journal d'activité du cabinet.
Prérequis
ℹ️ À savoir
Le portefeuille clients est ouvert aux rôles Administrateur, Expert-Comptable et Collaborateur ; les rôles Client et Entrepreneur sont redirigés vers leur propre espace. Le journal d'activité demande en plus un abonnement cabinet disposant de l'offre adaptée. La suppression et le rattachement de dossiers sont réservés aux rôles Administrateur et Expert-Comptable.
Comment filtrer le portefeuille clients ?
Le portefeuille s'ouvre depuis Clients dans la barre latérale. Des vues prédéfinies, affichées en onglets au-dessus de la liste, découpent le portefeuille selon l'état de production de chaque dossier. Chaque onglet porte son propre décompte.
| Vue | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Tous | L'intégralité des dossiers clients du cabinet |
| À démarrer | Dossiers ne portant aucun prévisionnel |
| Données manquantes | Dossiers dont le SIREN ou le code NAF n'est pas renseigné |
| Production active | Dossiers portant au moins un prévisionnel |
| Tâches | Dossiers rattachés à un flux de travail en cours ou en retard |
| Transmission | Dossiers dont un projet de transmission est ouvert, triés par jalon le plus proche |
| Opportunités | Dossiers portant déjà au moins un prévisionnel ou un import — la matière existe pour proposer une mission complémentaire |
La barre de recherche cherche sur la raison sociale, le SIREN et le SIRET ; le tri s'applique en cliquant sur l'en-tête d'une colonne.
ℹ️ À savoir
Un dossier coché société en formation n'est pas signalé comme manquant de SIREN : la case est prévue pour les créations d'entreprise, dont le SIREN n'existe pas encore. Le code NAF, lui, reste attendu dans tous les cas — il conditionne les benchmarks sectoriels et les exports.
Enregistrer une vue
Une combinaison de vue, de recherche et de sélection de dossiers s'enregistre pour être rappelée en un clic. Appliquez vos filtres, cliquez sur Sauvegarder la vue, nommez-la — « Clients IS sans FEC », par exemple. La vue enregistrée s'ajoute ensuite à côté des vues prédéfinies.
💡 Astuce
Une vue enregistrée par collaborateur ou par mission récurrente reste le moyen le plus rapide de retrouver les bons dossiers en pleine période fiscale.
Masquer les dossiers de test
Les dossiers marqués comme test sont exclus du portefeuille par défaut, et ne sont pas comptés dans le chiffre affiché à côté de « Administration » dans la barre latérale. Le marquage se pose depuis les actions de masse, avec Marquer comme test : c'est le moyen propre de neutraliser un dossier de démonstration sans le supprimer.
Comment Node Pulse qualifie-t-il chaque dossier client ?
Chaque dossier reçoit un signal composé d'une tonalité, d'un libellé de statut, d'une action suggérée et d'un score de santé. La tonalité ne se déduit pas du score : elle est déterminée par l'état du dossier, testé dans un ordre fixe. Le score chiffre la même situation, il ne la décide pas.
L'ordre de détermination de la tonalité :
| Rang | Condition sur le dossier | Tonalité | Libellé de statut |
|---|---|---|---|
| 1 | SIREN manquant hors société en formation, ou code NAF manquant | Critique | Identité incomplète |
| 2 | Aucun prévisionnel mais au moins un import comptable | Opportunité | Prêt à lancer |
| 3 | Aucune modification depuis 21 jours ou plus | Vigilance | À relancer |
| 4 | Au moins un prévisionnel | Sain | Production active |
| 5 | Aucun des cas ci-dessus | Vigilance | Dossier à démarrer |
Un dossier à l'identité incomplète est donc classé Critique même s'il est par ailleurs très actif : le premier test l'emporte sur tous les suivants.
Le barème du score
Le score part de 100, encaisse les pénalités et les bonus correspondant à l'état du dossier, puis est ramené dans l'intervalle 20 à 100.
| Critère | Effet sur le score |
|---|---|
| Identité incomplète (SIREN ou code NAF) | −22 |
| Aucun prévisionnel | −18 |
| Aucun import comptable | −10 |
| Aucune modification depuis 21 jours ou plus | −18 |
| Dernier import datant de 30 jours ou plus | −8 |
| Au moins un prévisionnel | +6 |
| Au moins un import et au moins un prévisionnel | +4 |
Le score est recalculé à chaque affichage du portefeuille, à partir de l'état courant du dossier. Aucun paramétrage n'est requis.
Chaque signal affiche également une action suggérée — « Créer un prévisionnel à partir des données déjà importées », « Reprendre le dossier ou replanifier un point client cette semaine » — et, le cas échéant, un libellé d'opportunité commerciale comme « Transformer en dossier conseil » ou « Pilotage live et dossier bancaire ».
Créer, ouvrir et supprimer un dossier client
Créer un dossier
Le bouton Nouveau client, en haut à droite du portefeuille, ouvre la modale Créer un client. La raison sociale est le seul champ obligatoire ; le SIREN, le SIRET, le code NAF, la forme juridique et le régime fiscal sont renseignables dans la foulée.
💡 Astuce
Saisissez le SIREN dès la création. C'est lui qui permet le rattachement automatique d'un FEC au bon dossier lors de l'import, et l'enrichissement du dossier par les données publiques d'entreprise.
Les rubriques de la fiche client
Un clic sur une ligne du portefeuille ouvre la fiche du dossier, organisée en rubriques.
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Vue d'ensemble | Synthèse du dossier : identité, production en cours, signal |
| Informations | Identité détaillée, et gestion des accès du client à son espace |
| Pilotage | Le suivi du dossier par cadence |
| États financiers | Bilan, compte de résultat et soldes intermédiaires du dossier |
| Documents | Fichiers rattachés au dossier |
| Modules experts | Les dossiers experts ouverts pour ce client |
La rubrique Structures, en tête, porte les structures juridiques d'un même client et le rattachement de dossiers. C'est là que se traite le cas fréquent du client détenant une société d'exercice et une SCI, ou du même client entré deux fois dans le portefeuille.
Renseigner l'activité d'un client
L'activité se saisit à un seul endroit : le code NAF. Deux entrées y mènent, et elles écrivent la même donnée.
- Structures — le bouton Modifier d'une carte de structure ouvre le formulaire, qui porte le champ Activité (code NAF). Cherchez l'activité par mot-clé (« restauration rapide ») ou saisissez le code. Sur la structure principale, l'enregistrement met aussi à jour le dossier client.
- Informations — la même recherche de code NAF, pour le dossier.
Le libellé affiché partout ailleurs — la ligne Activité des cartes de structures, l'onglet Informations d'un prévisionnel, le secteur d'une étude de marché — est déduit du code NAF. Il n'y a plus de champ « secteur d'activité » à saisir à la main, et donc plus de dossier affichant « Activité : à compléter » alors que le code NAF est renseigné.
ℹ️ À savoir
La recherche par SIREN, dans la fiche client comme dans l'onglet Informations d'un prévisionnel, reprend le code NAF publié par l'INSEE et le propage au dossier et à sa structure principale.
⚠️ Attention
Seuls les codes de la nomenclature INSEE sont acceptés à l'enregistrement : le champ sert aussi de recherche par mot-clé, mais le texte tapé n'est pas une activité. Choisissez le code dans la liste proposée. Un code refusé laisse l'activité précédente en place ; Node Pulse n'invente jamais de libellé.
Les dossiers repris d'avant
Les dossiers créés avant ce changement portent parfois une activité saisie à la main, sans code NAF. Rien n'est effacé : le libellé reste affiché, suivi de la mention « à qualifier par un code NAF ». Enregistrer une autre information du dossier ne le supprime pas — l'activité ne change que lorsque vous choisissez un code.
Pour le requalifier, ouvrez le champ Activité (code NAF) et sélectionnez le code correspondant : le libellé officiel remplace alors la saisie historique, et la mention disparaît.
Donner accès au client à son dossier
L'accès client se donne depuis la rubrique Informations de la fiche, section d'accès, ou depuis l'action Créer l'accès client du menu d'une ligne du portefeuille. Dans les deux cas, l'accès passe par une invitation nominative envoyée à une adresse e-mail : Node Pulse envoie le message, puis affiche le lien d'inscription correspondant, que vous pouvez copier si le client ne reçoit pas l'e-mail. Il n'existe pas de partage par lien anonyme.
L'utilisateur invité reçoit le rôle Client et n'accède qu'aux données du dossier désigné. L'envoi et la révocation d'une invitation sont réservés aux rôles Administrateur et Expert-Comptable.
Supprimer un dossier
La suppression d'un dossier client est définitive et emporte en cascade ses prévisionnels, ses imports, ses exercices et ses documents. L'action est réservée aux rôles Administrateur et Expert-Comptable : un collaborateur ne voit pas l'entrée Supprimer dans le menu de la ligne.
⚠️ Attention
Pour retirer un dossier de démonstration de vos écrans, préférez Marquer comme test à la suppression. Le dossier disparaît des vues et des décomptes, sans perte de données.
Rattacher deux dossiers d'un même client
Quand un même client existe en double dans le portefeuille — une reprise d'antériorité et un dossier créé à la main, par exemple — les deux se rattachent depuis la rubrique Structures, avec Rattacher un dossier existant. L'opération est réservée aux rôles Administrateur et Expert-Comptable.
L'assistant procède en trois temps.
Désigner le dossier à absorber, puis lancer Analyser la fusion. Rien n'est écrit à ce stade.
Lire la prévisualisation à blanc. Elle liste ce qui sera repris, les conflits de champs et les points bloquants. Les conflits portent sur les données d'identité — raison sociale, forme juridique, secteur d'activité, régime fiscal, régime de TVA, dates d'exercice — et vous tranchez champ par champ la valeur à conserver.
Choisir ce qui est adopté. Les prévisionnels et les connexions aux plateformes comptables se rattachent à une structure désignée. Les dossiers de workflow expert et les dossiers de financement suivent le dossier absorbé sans arbitrage.
⚠️ Attention
Certains blocages se lèvent, d'autres non. Des lignes rattachées à aucune structure interrompent l'analyse tant qu'elles ne sont pas affectées ; l'assistant les signale et permet de les résoudre sur place. Relancez Analyser la fusion après chaque correction : la prévisualisation ne se met pas à jour toute seule.
Une fois le rattachement exécuté, le dossier absorbé n'est plus consultable. À son adresse, Node Pulse affiche « Ce dossier a été fusionné dans » suivi du nom du dossier cible et d'un bouton pour l'ouvrir — les anciens signets et les liens partagés ne tombent donc pas dans le vide.
ℹ️ À savoir
Le rattachement est irréversible. La prévisualisation à blanc existe pour cette raison : lisez-la en entier avant de valider, en particulier la liste des prévisionnels adoptés.
Quelles actions lancer sur une sélection de clients ?
Cochez les cases à gauche des lignes concernées : une barre bleue apparaît, indiquant le nombre de dossiers dans la sélection active et donnant accès au menu Actions de masse.
| Action | Ce qu'elle produit |
|---|---|
| Copier la sélection RDV | Une liste de rendez-vous à planifier, copiée dans le presse-papiers |
| Copier plan production | Un plan de travail par dossier, copié dans le presse-papiers |
| Copier le dossier conseil | Un brief de conseil par dossier — indicateurs, points de vigilance, opportunités — copié dans le presse-papiers |
| Export CSV | Un fichier CSV des dossiers sélectionnés et de leurs données principales |
| Marquer comme test | Le marquage des dossiers sélectionnés comme dossiers de test |
| Supprimer | La suppression en cascade des dossiers sélectionnés — visible pour les rôles Administrateur et Expert-Comptable seulement |
Les trois premiers livrables ne génèrent pas d'écran : ils déposent un texte structuré dans le presse-papiers, à coller dans votre outil de notes, votre e-mail de préparation ou votre CRM.
À côté du menu, deux boutons complètent la barre de sélection : Ouvrir le tableau de pilotage bascule sur le pilotage du premier dossier sélectionné, Effacer vide la sélection.
💡 Astuce
Avant une tournée de rendez-vous, sélectionnez les dossiers de la semaine et lancez Copier le dossier conseil : vous collez un brief structuré par client dans vos notes en une seule opération.
Organiser le travail de l'équipe
Les flux de travail rattachent une tâche datée et assignée à un dossier client. Ils se créent depuis le portefeuille ou depuis la fiche d'un dossier, avec un titre, une description, le dossier concerné, un responsable pris dans l'équipe du cabinet et une date d'échéance.
La vue Tâches du portefeuille regroupe les dossiers portant un flux en cours ou en retard. Chaque flux affiche son statut, son responsable, son échéance et le dossier concerné ; l'ouvrir permet de réassigner, de repousser l'échéance ou de le clore.
Les flux liés à un projet de transmission portent en plus un jalon d'avancement — préparation du dossier, évaluation, négociation, signature, finalisation — repris dans la vue Transmission du portefeuille.
La carte Flux de travail du cabinet, sur le tableau de bord, donne l'état de ces files sans passer par le portefeuille.
Suivre l'activité du cabinet
Le journal d'activité, ouvert depuis Activité dans la barre latérale, affiche les événements du cabinet du plus récent au plus ancien.
Trois filtres cadrent le flux :
- Par statut — En attente, Succès, Avertissement, Erreur
- Par client — un dossier précis du portefeuille
- Par source — API, Import, Système, Webhook, Connecteur
Chaque événement porte son type, sa source, son statut, un titre, un message descriptif, son horodatage et son auteur — membre de l'équipe ou traitement automatique. Le journal enregistre les créations et modifications de dossiers clients, le cycle de vie des prévisionnels, les imports comptables, l'avancement des projets de transmission et les événements système.
Un badge sur l'entrée Activité de la barre latérale compte les événements non lus ; ils basculent en lus après une seconde d'affichage.
💡 Astuce
Filtrez sur Erreur en début de journée : les imports échoués de la nuit y apparaissent avant que le client ne les signale.
Le journal d'activité demande un abonnement cabinet disposant de l'offre adaptée. Une offre inférieure affiche un écran d'invitation à changer d'offre à la place du flux.
Où importer les données comptables ?
La page Imports comptables reçoit un fichier à la fois (FEC, liasse, balance ou grand livre), le rattache au client sélectionné (champ facultatif) et garde l'historique des imports. Le détail du parcours, des formats acceptés et des statuts d'import figure dans Importer un FEC, une balance ou une liasse fiscale.
⚠️ Attention
L'entrée Comptabilité de la barre latérale n'est visible que pour le rôle Administrateur. Ce n'est pas le chemin d'accès aux imports pour un cabinet : les imports se lancent depuis la page Imports comptables, y compris via l'action Imports du menu d'une ligne du portefeuille, qui l'ouvre déjà filtrée sur le dossier.
Cas d'erreur fréquents
| Situation | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Un dossier reste en tonalité Critique malgré une production active | La tonalité Critique est décidée par l'identité incomplète avant tout autre test, quel que soit le score | Renseignez le SIREN et le code NAF dans la fiche du dossier |
| Un dossier n'apparaît pas dans Production active | La vue Production active ne retient que les dossiers portant au moins un prévisionnel | Créez le premier prévisionnel du dossier |
| Un dossier passe en À relancer sans raison apparente | Le dossier n'a pas été modifié depuis 21 jours ou plus | Reprenez le dossier ou planifiez un point client ; toute modification remet le compteur à zéro |
| Le menu Actions de masse est grisé | Aucun dossier n'est coché | Cochez au moins une ligne du portefeuille |
| Supprimer n'apparaît pas dans le menu d'un dossier | Votre rôle est Collaborateur | La suppression est réservée aux rôles Administrateur et Expert-Comptable — c'est une restriction voulue |
| Le journal d'activité affiche un écran d'abonnement | Votre offre cabinet ne couvre pas le journal d'activité | Changez d'offre depuis Paramètres > Facturation |
| L'invitation d'un client échoue | L'envoi d'invitation est réservé aux rôles Administrateur et Expert-Comptable | Faites envoyer l'invitation par un expert-comptable du cabinet |
| Un flux de travail passe « en retard » | La date d'échéance est dépassée | Ouvrez le flux, repoussez l'échéance ou clôturez-le |
Ouvrir le portefeuille clients depuis Clients.
Articles connexes
- Comprendre les rôles cabinet et client — pour savoir précisément qui peut supprimer, fusionner ou inviter sur un dossier.
- Utiliser le cockpit cabinet — la lecture agrégée du portefeuille, en complément des vues de filtrage.
- Utiliser le cockpit live client — ce que le bouton Ouvrir le tableau de pilotage vous montre sur un dossier.
- Importer un FEC, une balance ou une liasse fiscale — le parcours d'import qui alimente les signaux de fraîcheur du portefeuille.
- Naviguer dans Node Pulse — l'emplacement des entrées Clients, Activité et Pilotage dans la barre latérale.